Waarom projecten altijd langer duren dan je denkt
We hebben de neiging om optimistische projectschattingen te maken op basis van de best mogelijke scenario’s.
Je hebt waarschijnlijk projecten of taken meegemaakt die langer duurden dan je aanvankelijk had ingeschat. Misschien duurde het plaatsen van een dakkapel op jouw huis of het verbouwen van een keuken veel langer dan verwacht en kwam het ver boven budget uit. Of misschien was je als student te laat met het afronden van een aantal werkstukken, terwijl je voor elk werkstuk dacht dat je op tijd zou zijn.
En je hebt waarschijnlijk horrorverhalen gelezen over projecten in de publieke sector die hun aanvankelijke projectschattingen ver overschreden. Zo niet, zoek dan online, bijvoorbeeld op ‘overschrijding project rijksoverheid’, en je vindt tal van voorbeelden. IT-projecten in de publieke sector zijn berucht om hun vertragingen en kostenoverschrijdingen, net als bouw- en renovatieprojecten in de publieke sector.
De planningsfout is onze neiging om de tijd, kosten en risico's van toekomstige taken te onderschatten en de voordelen ervan te overschatten.
We hebben de neiging om optimistische projectschattingen te maken op basis van de best mogelijke scenario’s, waardoor we projectbaten overschatten en kosten, risico's en tijd onderschatten. Vervolgens nemen we beslissingen op basis van deze onrealistische schattingen, wat ertoe leidt dat projecten niet binnen budget of op tijd worden opgeleverd, of dat projecten niet de verwachte voordelen opleveren.
De planningsfout wordt veroorzaakt door vele factoren.
👉 Over het algemeen zijn we enthousiast en optimistisch wanneer we aan een nieuwe taak of project beginnen. Door onze optimisme bias hebben we de neiging om te geloven dat alles goed zal gaan, waardoor we de kans op onverwachte problemen en vertragingen onderschatten.
👉 De optimisme bias leidt ertoe dat we meningen en gegevens afwijzen die onze optimistische kijk in twijfel trekken. We hebben bijvoorbeeld de neiging om feitelijke gegevens te negeren die beschikbaar zijn van vergelijkbare, voltooide taken. We zijn zelfs geneigd om gegevens te negeren van taken waar we zelf aan gewerkt hebben.
👉 We zijn geneigd de capaciteiten en effectiviteit van onszelf en onze teamleden te overschatten.
👉Eerste schattingen werken als een anker: aanpassingen aan deze schatting zijn meestal klein, zelfs als er grote veranderingen nodig zijn. Dit is problematisch wanneer de initiële schatting onrealistisch optimistisch is.
Aannemersbedrijven die hun projectvoorstellen goedgekeurd willen krijgen, dienen vaak onrealistisch optimistische projectramingen in. Ze weten dat als een project eenmaal is gestart, het zelden wordt geannuleerd. Ze halen het grootste deel van hun winst uit het extra werk dat nodig is om het project daadwerkelijk te voltooien. Hun klanten hebben last van de planningsfout. Ze keuren projecten goed zonder voldoende te onderzoeken hoe realistisch de ingediende plannen zijn, bijvoorbeeld omdat ze deze plannen niet vergelijken met feitelijke gegevens van vergelijkbare, gerealiseerde projecten.
Hoe kunnen we de nauwkeurigheid van schattingen vergroten?
We kunnen de nauwkeurigheid van schattingen op verschillende manieren vergroten.
⚒️ Anticipeer op mogelijke problemen
Ga de impact van de optimisme bias tegen door vooraf de belangrijkste obstakels, valkuilen en tegenslagen te bepalen die zich tijdens het project kunnen voordoen. Bekijk het project zoals een objectieve derde partij het zou kunnen zien. Beantwoord vragen zoals:
🤔 Wat zou er mis kunnen gaan met dit project?
🤔 Welke tegenslagen of knelpunten kunnen het project vertragen?
🤔 Welke projectleden missen de nodige competentie?
🤔 Welke externe gebeurtenissen kunnen het project laten ontsporen?
Zorg voor voldoende speelruimte in jouw plan voor de vastgestelde potentiële problemen. Voeg ook een buffer toe voor de problemen die je niet kunt voorzien.
⚒️ Stimuleer advocaat van de duivel spelen
Promoot een cultuur van gezond scepticisme binnen teams. Moedig teamleden aan om op constructieve wijze optimistische aannames en schattingen ter discussie te stellen. Dit vermindert het groepsdenken en leidt tot een grotere kans op identificatie van potentiële risico's en uitdagingen vroeg in het planningsproces.
⚒️ Gebruik gegevens van vergelijkbare, afgeronde projecten
Bekijk het project van buitenaf door gegevens te gebruiken van voltooide projecten die erop lijken. Dit geeft jou een meer realistische inschatting van de voordelen, risico's, tijd en kosten van het project.
1️⃣ Identificeer het type project, zoals keukenrenovatie of groot IT-project.
2️⃣ Verzamel de initiële projectschattingen en overschrijdingsstatistieken van vergelijkbare, voltooide projecten van hetzelfde type. Stel bijvoorbeeld dat jij je keuken gaat renoveren. Je komt erachter dat meerdere soortgelijke keukenrenovatieprojecten gemiddeld een initiële kostenraming hadden van € 20.000 en een verwachte doorlooptijd van 2 maanden. Gemiddeld was de kostenoverschrijding € 25.000 en de tijdsoverschrijding 3 maanden.
3️⃣ Genereer een basisschatting voor jouw project op basis van de verkregen statistieken. In dit voorbeeld zijn de basiskosten € 45.000 en is de basisduur 5 maanden.
4️⃣ Gebruik specifieke informatie over jouw project om af te wijken van de basisschatting. Misschien verwacht jij dat jouw project minder tijd en inspanning kost omdat het wordt uitgevoerd door mensen met ruime ervaring in keukenrenovaties.
⚒️ Vraag objectieve buitenstaanders naar hun mening
Soms zijn er geen statistieken van afgeronde projecten beschikbaar, of wil je een extra kijk van buitenaf. Vraag dan deskundige, betrouwbare, objectieve buitenstaanders om hun mening over het realiteitsgehalte van de schattingen. Ze kunnen jou waardevolle inzichten verschaffen en jou helpen potentiële blinde vlekken te identificeren.
⚒️ Beloon en bestraf leidinggevenden
Om de projecten van hun afdelingen goedgekeurd te krijgen, hebben leidinggevenden van organisaties de neiging om optimistische projectschattingen te presenteren. Om deze tendens te beheersen, zouden leidinggevenden moeten worden beloond voor projecten die volgens schatting worden opgeleverd, en gestraft voor projecten die hun geschatte duur en kosten overschrijden.
🎉👏🎈
Zelfs als je de nauwkeurigheid van jouw schattingen vergroot, zijn ze onderworpen aan de wet van Hofstadter: ‘Het duurt altijd langer dan je verwacht, zelfs als je rekening houdt met de wet van Hofstadter.’
Referenties
Ons feilbare denken, Daniel Kahneman
Why do we underestimate how long it will take to complete a task?, The Decision Lab, https://thedecisionlab.com/biases/planning-fallacy
Will You Get That Paper Done on Time?, Psychology Today, by Robert L. Leahy Ph.D., https://www.psychologytoday.com/us/blog/anxiety-files/201909/will-you-get-that-paper-done-on-time
Why You Shouldn't Make Plans, Psychology Today, by Gleb Tsipursky Ph.D., https://www.psychologytoday.com/us/blog/intentional-insights/201911/why-you-shouldnt-make-plans
